Как мы автоматизировали пропускной режим в 4-х зданиях Правительства Москвы

30 секунд вместо 5 минут на пропуск для каждого посетителя

Гостевые пропуска можно получать через терминалы VisitorControl самостоятельно, не обращаясь в бюро пропусков.

Резюме

На базе решений VisitorControl разработали и внедрили единую систему управления пропускным режимом в 4 зданиях Правительства Москвы. Это позволило:

• усилить безопасность и контроль потока посетителей;
• оптимизировать трудовые ресурсы ответственных лиц;
• избавиться от очередей;
• разгрузить операторов бюро пропусков и упростить работу службы охраны;
• укрепить имидж высокотехнологичного хаба.

Клиент

Правительство Москвы — крупный заказчик, задающий планку для всей столичной инфраструктуры. Это не просто государственный орган, а технологичный хаб, ориентированный на высокие стандарты гостеприимства и качественное обслуживание населения через цифровизацию бизнес-процессов. Пропускной режим в Мэрии должен быть безупречным сочетанием безопасности, клиентоориентированности и комфорта для посетителей и сотрудников.

Цели

1. Создание единого цифрового пространства для централизованного управления доступом в 4 зданиях.
2. Минимизация очередей и сокращение времени ожидания для прохода в приемные.
3. Усиление безопасности:

• снижение рисков, связанных с человеческим фактором;
• пресечение попыток предъявления ксерокопий документов вместо оригиналов через терминалы самостоятельной регистрации.

4. Оптимизация трудовых ресурсов и высвобождение рабочего времени персонала.
5. Укрепление имиджа технологичного хаба.

Задачи

1. Усиление безопасности и контроля потока посетителей. Пропускной режим в 4 зданиях должен быть автоматизирован и находиться под управлением единой системы.

До внедрения решений VisitorControl бизнес-процессы были децентрализованы и разрознены: в каждом здании — свое управление входной группой. Отсутствовала единая база данных посетителей, заявок, пропусков и событий доступа для всех 4 зданий. Это осложняло поиск нужных сведений и ослабляло контроль допуска людей.

Требовалось обеспечить возможности: ведения единых черных списков; оперативного отслеживания истории входов и выходов с мгновенной блокировкой доступа нарушителям; снижения рисков влияния человеческого фактора.

2. Ускорение регистрации посетителей и выдачи пропусков.

Ручное оформление пропуска занимало около 5 минут на одного человека. В часы пик образовывались очереди, работа входной группы стопорилась, возникали риски снижения лояльности пользователей государственных сервисов.

Требовалась автоматизация бюро пропусков для повышения оперативности и точности обработки документов.

3. Оптимизация трудовых ресурсов, разгрузка бюро пропусков и службы охраны.

Чтобы снять с работников рутинные задачи, требовалось внедрить терминалы самостоятельной регистрации с опцией пресечения попыток предъявления ксерокопий вместо оригиналов документов, удостоверяющих личность. Это позволило бы разгрузить персонал, но не потерять в безопасности.

Решения: как мы это сделали

Применили комплексный подход: развернули инфраструктуру на базе решений VisitorControl, интегрировав ее с существующими системами безопасности.

1. Внедрили единую систему автоматизации пропускного режима в 4 зданиях. Создали централизованную базу данных, в которую стекается информация: о посетителях (ФИО, дата рождения и другие данные); заявках и пропусках; событиях доступа (дата и время).

Это позволило: мгновенно находить любую информацию с возможностью просмотра истории посещений; вести единый черный список нарушителей и оперативно блокировать доступ в любое из 4 зданий; автоматически проставлять отметки о выходе и аннулировать пропуска.

1.1. Интегрировали VisitorControl со СКУД и терминалами распознавания лиц RusGuard. Интегрировали VisitorControl с системой контроля доступа RusGuard (включая модули распознавания лиц) и резервной СКУД TSS.

Теперь процесс выглядит так: посетитель регистрируется через терминал VisitorControl или у оператора и получает пропуск; VisitorControl мгновенно передает данные в СКУД; RusGuard узнает посетителя по лицу и открывает турникет.

1.2. Настроили автоматическое оформление пропусков для повторных визитов.

Система запоминает всех посетителей. Если человек приходит не первый раз, ему не нужно заново регистрироваться: VisitorControl автоматически оформляет пропуск и передает данные в СКУД. Это экономит время и операторов, и гостей.

1.3. Добавили проверку по дате рождения.

Чтобы исключить путаницу с полными тезками, система сравнивает даты рождения посетителей. Если ФИО полностью совпадают, дополнительный фильтр предотвращает оформление пропуска на другого человека.

2. Автоматизировали работу бюро пропусков.

Развернули и настроили автоматизированные рабочие места (АРМ) для операторов. Каждое оборудовано сканером документов, что практически исключило ручной ввод данных: посетитель размещает документ, удостоверяющий личность, на стекле сканера; устройство обрабатывает его и передает данные в систему; поля электронной формы заполняются автоматически. Также настроили АРМ для сотрудников, согласующих допуски. VisitorControl уведомляет ответственное лицо о новой заявке. Согласовать или отклонить ее можно нажатием одной кнопки. В системе отображается очередность согласующих: если процесс застопорился, сразу видно, на ком именно. Провели консультирование операторов и пользователей по работе с VisitorControl, обеспечив быструю адаптацию к системе и переход на новые стандарты работы.

3. Внедрили терминалы самостоятельной регистрации посетителей VisitorControl.

Установили и настроили терминалы VisitorControl моделей Premium и Next. Теперь посетители могут оформлять гостевые пропуска без обращения к операторам. Алгоритм прост: посетитель подходит к терминалу, нажимает кнопку «Получить пропуск», подтверждает согласие на обработку персональных данных; размещает документ на стекле сканера; терминал обрабатывает документ: встроенный сканер поддерживает детекцию ксерокопии (при попытке ее предъявления система блокирует выдачу пропуска); посетитель фотографируется, а терминал сверяет фото со снимком в документе; если все в порядке, система оформляет пропуск и передает данные в RusGuard. Кроме того, стилизовали пользовательский интерфейс терминалов под корпоративный стандарт Правительства Москвы, подчеркнув технологичный имидж учреждения.

4. Обеспечили специальное сопровождение.

Мы признательны Правительству Москвы за доверие и плодотворное сотрудничество! Решения VisitorControl, внедренные в Мэрии, находятся на специальном сопровождении.

Результаты

• Усилены безопасность зданий и контроль потока посетителей за счет внедрения единой системы автоматизации.
• Исключены попытки предъявления ксерокопий документов вместо оригиналов.
• Оптимизированы трудовые ресурсы — ручной ввод данных практически исключен, нагрузка на бюро пропусков и охрану снижена как минимум вдвое. Это позволяет переключать персонал на гостеприимство и решение более важных задач.
• Время регистрации и оформления гостевого пропуска сокращено в 5–10 раз — с 5 минут до 30–60 секунд.

Хотите так же быстро и безопасно автоматизировать пропускной режим на своем объекте? Обращайтесь к нам! Покажем, как решения VisitorControl преображают входные группы, делая их современными, быстрыми и надежными.